Unternehmen und Unterlagen vorbereiten

Wenn ein Interessent ernsthaft in eine Übernahme einsteigt, folgt fast immer eine Due Diligence – die sorgfältige Prüfung des Unternehmens anhand von Unterlagen. Wer diese Dokumente erst zusammensuchen muss, wenn ein Käufer bereits am Tisch sitzt, verliert wertvolle Zeit und wirkt schnell unvorbereitet. Dieser Artikel zeigt, welche Unterlagen typischerweise gefragt sind und wie Sie sie strukturiert vorbereiten.

Warum vorbereitete Unterlagen den Verkaufsprozess beschleunigen

Eine gut vorbereitete Unterlagensammlung erfüllt zwei Funktionen gleichzeitig: Sie beschleunigt den Prüfprozess spürbar und schafft beim Käufer Vertrauen. Lückenhafte oder schlecht organisierte Unterlagen wecken dagegen Zweifel, ob im Unternehmen auch sonst sauber gearbeitet wird – und führen erfahrungsgemäss zu zusätzlichen Rückfragen, Verzögerungen oder Risikoabschlägen beim Preis, wie im Artikel Bewertung vs. Kaufpreis beschrieben.

Finanzielle Unterlagen

Dazu gehören die Jahresabschlüsse der letzten drei bis fünf Jahre, aktuelle Zwischenzahlen des laufenden Geschäftsjahres, eine Budget- oder Mittelfristplanung sowie eine bereinigte Erfolgsrechnung, die einmalige oder branchenunübliche Positionen transparent ausweist. Je nachvollziehbarer diese Zahlen aufbereitet sind, desto einfacher fällt einem Käufer die Bewertung nach den im Artikel zur Bestimmung des Unternehmenswerts beschriebenen Methoden.

Rechtliche Unterlagen

Im rechtlichen Bereich prüfen Käufer typischerweise: Statuten und aktuellen Handelsregisterauszug, wesentliche Verträge mit Kunden und Lieferanten, Miet- und Leasingverträge, bestehende Kreditverträge und Sicherheiten, Arbeitsverträge von Schlüsselpersonen, laufende oder drohende Rechtsstreitigkeiten sowie Versicherungspolicen und gegebenenfalls Marken- oder Patentrechte. Besonders relevant sind dabei Kündigungsfristen und sogenannte Change-of-Control-Klauseln, die bei einem Inhaberwechsel automatisch greifen können.

Organisatorische Unterlagen

Ein aktuelles Organigramm, eine Übersicht über zentrale Prozesse und die eingesetzten IT-Systeme runden das Bild ab. Sie zeigen einem Käufer, wie stark das Unternehmen von einzelnen Personen abhängt und wie gut sich Wissen und Verantwortung tatsächlich übertragen lassen – ein Kernthema auch im Artikel Firmenwert vor dem Verkauf steigern.

Der Datenraum: Struktur schafft Vertrauen

Für die eigentliche Due Diligence hat sich der sogenannte Datenraum etabliert – eine strukturierte, meist digitale Ablage, in der alle relevanten Unterlagen nach klaren Kategorien geordnet bereitgestellt werden. Eine saubere, nachvollziehbare Struktur signalisiert Professionalität und erleichtert dem Käufer die Orientierung erheblich, während ein chaotischer Ordner mit hunderten unsortierten Dateien selbst bei guten Zahlen einen schlechten Eindruck hinterlässt.

Was Käufer bei der Due Diligence besonders genau prüfen

Neben den reinen Zahlen richten Käufer ihr Augenmerk erfahrungsgemäss besonders auf Klumpenrisiken bei wenigen Grosskunden, offene oder drohende Rechtsstreitigkeiten, mögliche Altlasten sowie noch nicht abschliessend geklärte Steuerfragen. Punkte, die hier ungeklärt bleiben, führen häufig zu Garantieforderungen im Kaufvertrag oder zu Preisabschlägen – ein weiterer Grund, entsprechende Klauseln frühzeitig zu verstehen, wie im Artikel zu den Terms and Conditions beschrieben.

Vertraulichkeit vor der Weitergabe sicherstellen

So wichtig vollständige Unterlagen sind – nicht jeder Interessent sollte von Anfang an vollen Zugriff erhalten. Sensible Informationen wie Finanzzahlen, Kundenlisten oder Vertragsdetails sollten Sie erst weitergeben, nachdem eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) unterzeichnet wurde. Üblich ist ein gestuftes Vorgehen: Zunächst erhält ein Interessent nur allgemeine, anonymisierte Eckdaten, etwa in Form eines kurzen Kurzprofils. Erst wenn ernsthaftes Interesse und die grundsätzliche Finanzierungsfähigkeit erkennbar sind, folgt der Zugang zum vollständigen Datenraum. So schützen Sie sich davor, vertrauliche Informationen an Mitbewerber oder unseriöse Anfragen weiterzugeben, ohne dass daraus eine ernsthafte Transaktion entsteht.

Praktischer Fahrplan: Wann was bereitstellen

Beginnen Sie mit den finanziellen Grundlagen, da sie erfahrungsgemäss am meisten Aufbereitungszeit brauchen. Parallel dazu lohnt es sich, rechtliche Verträge zu sichten und zu aktualisieren sowie fehlende schriftliche Vereinbarungen – etwa mit langjährigen Kernkunden, die bisher nur mündlich geregelt waren – nachzuholen. Die organisatorische Dokumentation lässt sich meist zuletzt vervollständigen, sollte aber ebenfalls nicht erst kurz vor dem ersten Käufergespräch entstehen.

Häufig gestellte Fragen

Wie weit zurück müssen Finanzunterlagen reichen?

Käufer verlangen in der Regel die Jahresabschlüsse der letzten drei bis fünf Jahre sowie aktuelle Zwischenzahlen des laufenden Jahres. So lässt sich die Entwicklung des Unternehmens über mehrere Jahre nachvollziehen, statt sich auf ein einzelnes, möglicherweise untypisches Jahr zu verlassen.

Was ist ein Datenraum?

Ein Datenraum ist eine strukturierte, meist digitale Ablage, in der alle für die Due Diligence relevanten Unterlagen kategorisiert bereitgestellt werden – von Finanzzahlen über Verträge bis zu rechtlichen Dokumenten. Ein sauber geführter Datenraum beschleunigt die Prüfung durch den Käufer und wirkt professionell.

Welche Verträge sind für Käufer besonders wichtig?

Besonders im Fokus stehen Verträge mit den wichtigsten Kunden und Lieferanten, Miet- und Leasingverträge, bestehende Kreditverträge sowie Arbeitsverträge von Schlüsselpersonen. Käufer prüfen dabei vor allem Laufzeiten, Kündigungsrechte und Change-of-Control-Klauseln, die bei einem Inhaberwechsel greifen könnten.

Wie lange dauert die Vorbereitung der Unterlagen typischerweise?

Für ein durchschnittliches KMU sollten Sie mehrere Monate einplanen, insbesondere wenn Prozesse und Verträge bisher wenig dokumentiert waren. Wer die Vorbereitung im Rahmen der ohnehin empfohlenen mehrjährigen Nachfolgeplanung frühzeitig angeht, vermeidet Zeitdruck kurz vor der Due Diligence.

Was, wenn nicht alle Unterlagen vorhanden sind?

Fehlende Unterlagen sind bei KMU keine Seltenheit und für sich genommen kein Ausschlusskriterium, wecken bei Käufern aber Misstrauen und werden oft mit einem zusätzlichen Risikoabschlag beim Preis quittiert. Besser ist es, Lücken frühzeitig zu erkennen und gezielt zu schliessen, statt sie erst während einer laufenden Due Diligence aufzudecken.

Sollte ich vor der Weitergabe von Unterlagen eine Geheimhaltungsvereinbarung verlangen?

Ja, unbedingt. Bevor Sie sensible Finanz-, Kunden- oder Vertragsdaten weitergeben, sollte ein Interessent ein Non-Disclosure Agreement (NDA) unterzeichnen. Anonymisierte Eckdaten können Sie auch ohne NDA teilen, der volle Datenraum sollte aber erst nach unterzeichneter Vereinbarung und erkennbarem ernsthaftem Interesse geöffnet werden.

Dieser Inhalt dient der ersten Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir ein persönliches Gespräch.